Wady i zalety gotowych systemów CRM
Zalety gotowych systemów CRM
1. Czas wdrożenia
Gotowe systemy CRM są zaprojektowane tak, aby umożliwić szybkie wdrożenie. Wiele z nich posiada standardowe ustawienia, które można natychmiast zastosować, co znacząco skraca czas potrzebny od momentu zakupu do pełnej funkcjonalności systemu.
2. Wsparcie techniczne
Większość dostawców rozwiązań typu CRM zapewnia wsparcie techniczne oraz szkolenia dla użytkowników, co znacznie ułatwia zarówno proces wdrożenia, jak i codzienne korzystanie z systemu.
3. Niższe koszty początkowe
Gotowe systemy CRM zazwyczaj mają niższe koszty początkowe w porównaniu do rozwiązań dedykowanych. Dzięki modelowi subskrypcyjnemu przedsiębiorstwa mogą rozłożyć koszty na dłuższy okres, co ułatwia ich zarządzanie.
4. Niższe koszty utrzymania infrastruktury
W przypadku chmurowych systemów CRM, dostawca jest odpowiedzialny za serwery, aktualizacje i zabezpieczenia, co przekłada się na minimalizację kosztów związanych z utrzymaniem infrastruktury IT dla firm.
5. Bogactwo funkcji
Gotowe rozwiązania typu CRM w większości posiadają rozbudowane zestawy funkcji, obejmujące zarządzanie sprzedażą, marketingiem, obsługę klienta, analizę danych oraz automatyzację procesów biznesowych.
6. integracje z różnymi systemami
Wiele (ale nie wszystkie) systemów CRM umożliwia prostą integrację z innymi rozwiązaniami, takimi jak systemy ERP, platformy e-commerce czy narzędzia do marketingu.
Wady gotowych systemów CRM
1. Standardowe rozwiązania
Gotowe systemy CRM mogą nie odpowiadać wszystkim wymaganiom przedsiębiorstwa. Ograniczona możliwość personalizacji może zmniejszyć efektywność systemu w specyficznych sytuacjach biznesowych.
2. Zależność od dostawcy
Przedsiębiorstwa pracujące na gotowych rozwiązaniach typu CRM często polegają na dostawcy w kwestii aktualizacji, wsparcia technicznego oraz rozwoju systemu.
3. Wysokie koszty długoterminowe
Początkowe koszty gotowego systemu CRM są niższe, jednak opłaty subskrypcyjne mogą sumować się i dłuższym okresie stać się znaczące. długoterminowe koszty użytkowania mogą przewyższyć jednorazowy koszt dedykowanego systemu.
Dodatkowo, często trzeba płacić osobno za dodatkowe moduły, integracje i wsparcie techniczne, co może zwiększyć całkowite koszty użytkowania systemu i sprawić, że przewyższają one jednorazowy koszt rozwiązania szytego na miarę.
4. Skomplikowane funkcje
Gotowe systemy CRM mogą być trudne w obsłudze, szczególnie gdy oferują wiele zaawansowanych funkcji. Szkolenie pracowników i adaptacja do nowych narzędzi mogą wymagać znacznego czasu i wysiłku.
Adaptacja do specyfiki firmy i wdrożenie gotowego rozwiązania typu CRM może wymagać zmiany, istniejących i poukładanych już w przedsiębiorstwie procesów biznesowych, co nie zawsze jest optymalne.
5. Bezpieczeństwo danych i prywatność
Przechowywanie danych w chmurze, co jest powszechne w gotowych systemach CRM, może budzić obawy dotyczące bezpieczeństwa i prywatności informacji. Przedsiębiorstwa muszą polegać na dostawcach usług w kwestiach zabezpieczeń danych.
Dodatkowo, przedsiębiorstwa działające w regulowanych branżach muszą upewnić się, że system CRM spełnia wszystkie wymagania prawne dotyczące przechowywania i przetwarzania danych.
Jak wdrożyć gotowy system CRM?
Wdrożenie gotowego systemu CRM należy rozpocząć od przeprowadzenia analizy potrzeb przedsiębiorstwa oraz określenia celów i procesów, które system powinien wspierać. Na podstawie tej analizy należy wybrać rozwiązanie, które odpowiada najlepiej potrzebom przedsiębiorstwa oraz oferuje odpowiednią funkcjonalność oraz skalowalność.
Warto przygotować plan wdrożenia, który obejmować będzie harmonogram działań, etapy wdrożenia projektu i zasoby potrzebne do realizacji.
Przed migracją danych do nowego systemu należy zidentyfikować źródła danych, które mają być przeniesione do nowego systemu - to jest dobry moment aby również sprawdzić jakość tych danych.
Warto wyczyścić dane z duplikatów i błędów, aby do nowego systemu trafiły tylko poprawne informacje. Dane do migracji należy przygotować według wymagań systemu. Warto przetestować proces przenoszenia danych na środowisku testowym przed finalnym poniesieniem.
Bardzo ważną częścią wdrożenia jest szkolenie użytkowników. Producenci gotowych rozwiązań CRM zazwyczaj zapewniają dokumentację i szkolenia dla użytkowników. Dokumentacja obejmuje szczegółowe przewodniki, instrukcje i materiały pomocnicze, które pomagają w pełnym wykorzystaniu funkcji systemu.
Dodatkowo, oferowane są sesje szkoleniowe, które mogą być przeprowadzane w formie warsztatów, webinariów lub szkoleń online, aby użytkownicy mogli szybko nauczyć się obsługi i efektywnego korzystania z narzędzia.
Podstawowe szkolenia mogą być często wliczone w cenę subskrypcji, ale bardziej zaawansowane i dostosowane do potrzeb firmy sesje szkoleniowe zazwyczaj wiążą się z dodatkowymi kosztami.
Kolejnym krokiem wdrożenia jest integracja z istniejącymi w przedsiębiorstwie systemami. W tym celu należy zidentyfikować systemy, z którymi CRM będzie współpracować. Warto opracować plan integracji, który uwzględni techniczne aspekty połączenia systemów, takie jak synchronizacja danych i kompatybilność.
Nie zapominajmy o przeprowadzeniu testów integracyjnych, aby upewnić się, że wszystkie systemy działają razem i dane są poprawnie synchronizowane.
Na koniec zaleca się monitorowanie działania systemu CRM i zebranie opinii użytkowników na temat jego funkcji i wydajności - umożliwi to identyfikację ewentualnych obszarów wymagających poprawy.
Typowe pułapki
Podczas wdrażania gotowego rozwiązania typu CRM ważne jest, aby uniknąć kilku pułapek.:
1. Brak jasno określonych celów i wymagań
Bez precyzyjnych ustaleń trudno ocenić, czy nowy system spełnia rzeczywiste potrzeby firmy.
2. Wybór systemu, który nie jest dostosowany do specyfiki działalności firmy
Niewłaściwy wybór może prowadzić do problemów z integracją i efektywnością narzędzia. Przeczytaj nasz post o wszystkich rodzajach systemów do zarządzania tutaj i wybierz najlepiej dostosowany do Twojej firmy.
3. Brak zaangażowania pracowników
Jeśli pracownicy nie są aktywnie zaangażowani w proces wdrożenia, może to skutkować opóźnieniami i obniżoną wydajnością.
4. Nieodpowiednie szkolenie użytkowników
Niedostateczne przygotowanie zespołu może prowadzić do niewłaściwego używania systemu, co obniży jego efektywność i przydatność.
5. Integracja nowego systemu CRM z istniejącymi rozwiązaniami IT
Źle przeprowadzona integracja CRM z pozostałymi systemami używanymi w firmie może prowadzić do trudności w jego działaniu i zarządzaniu.
Błędy w danych, takie jak wprowadzenie niekompletnych lub błędnych informacji, mogą również wpłynąć negatywnie na funkcjonowanie systemu i analizę danych.
6. Oczekiwanie natychmiastowych rezultatów
Wdrożenie systemu CRM wymaga czasu, a nieuzasadnione presje mogą prowadzić do rozczarowań i niepowodzeń.
Integracje najpopularniejszych systemów CRM na rynku
Salesforce CRM
Można zintegrować z systemami ERP, takimi jak SAP i Oracle ERP Cloud, co pozwala na synchronizację danych finansowych i operacyjnych. Integracja z narzędziami do e-mail marketingu, takimi jak Mailchimp i SendinBlue, umożliwia automatyzację kampanii marketingowych oraz zarządzanie kontaktami bezpośrednio z poziomu CRM.
Salesforce integruje się także z platformami e-commerce, jak Shopify i Magento, co pozwala na synchronizację danych dotyczących zamówień i klientów. Dodatkowo, Salesforce wspiera integracje z systemami analitycznymi, takimi jak Tableau, co umożliwia tworzenie zaawansowanych raportów i analiz opartych na danych z CRM.
Microsoft Dynamics 365 CRM
System ten można połączyć z narzędziami do e-mail marketingu, takimi jak HubSpot i Constant Contact, co umożliwia zarządzanie kampaniami e-mailowymi i synchronizację kontaktów. Dynamics 365 integruje się również z systemami ERP, takimi jak SAP i Oracle ERP Cloud, co pozwala na synchronizację danych finansowych i operacyjnych. Integracja z platformami e-commerce, jak BigCommerce i WooCommerce, pozwala na synchronizację danych o zamówieniach i klientach.
Dodatkowo, system wspiera integracje z narzędziami analitycznymi, takimi jak Power BI, co umożliwia zaawansowane raportowanie i analizę danych.
HubSpot CRM
Można połączyć go z narzędziami do e-mail marketingu, takimi jak Mailchimp i SendinBlue, co umożliwia automatyzację kampanii oraz synchronizację list kontaktów. HubSpot CRM integruje się również z systemami ERP, jak NetSuite i SAP, co pozwala na synchronizację danych operacyjnych i finansowych. Integracja z platformami e-commerce, takimi jak BigCommerce i WooCommerce, pozwala na zarządzanie danymi o zamówieniach i klientach. HubSpot CRM wspiera także integracje z narzędziami analitycznymi, takimi jak Google Analytics, co umożliwia monitorowanie efektywności kampanii i analizę wyników.
Pipedrive CRM
Można zintegrować z narzędziami do e-mail marketingu, takimi jak Mailchimp i SendinBlue, co pozwala na synchronizację list kontaktów i monitorowanie kampanii e-mailowych. Pipedrive integruje się także z platformami e-commerce, takimi jak Shopify, co ułatwia synchronizację danych o transakcjach i klientach. Integracja z narzędziami do zarządzania projektami, takimi jak Asana i Trello, umożliwia synchronizację zadań i terminów, co poprawia organizację pracy i zarządzanie projektami.
Insightly CRM
Połączy się z systemami ERP, takimi jak NetSuite, co pozwala na synchronizację danych dotyczących finansów i operacji. Integracja z narzędziami do e-mail marketingu, takimi jak Mailchimp i SendinBlue, umożliwia automatyzację kampanii oraz zarządzanie kontaktami. Insightly CRM integruje się również z platformami e-commerce, jak Shopify, co ułatwia synchronizację danych o zamówieniach i klientach.
Dodatkowo, Insightly wspiera integracje z narzędziami do zarządzania dokumentami, takimi jak Google Drive, co ułatwia przechowywanie i udostępnianie dokumentów.
Freshsales CRM
Można zintegrować z systemami ERP, takimi jak NetSuite i SAP, co pozwala na synchronizację danych finansowych i operacyjnych. Integracja z narzędziami do e-mail marketingu, takimi jak ActiveCampaign i HubSpot, umożliwia automatyzację kampanii oraz zarządzanie kontaktami. Freshsales CRM wspiera również integracje z platformami e-commerce, takimi jak Magento i Shopify, co pozwala na synchronizację danych o zamówieniach i klientach.
Dodatkowo, Freshsales integruje się z narzędziami analitycznymi, takimi jak Google Analytics, co umożliwia zaawansowaną analizę danych i monitorowanie wyników kampanii.
.webp)
Beata Miętka
Quality Assurance
.webp)
.webp)
.webp)