Powrót do bloga
Technology

Wady i zalety gotowych systemów CRM

Autor Beata Miętka Quality Assurance
Systemy CRM (Customer Relationship Management) stanowią podstawę skutecznego zarządzania relacjami z klientami. W dobie cyfryzacji, gdzie interakcje z klientami odgrywają kluczową rolę w strategii biznesowej, oprogramowanie CRM stało się niezbędnym narzędziem dla MŚP, pomagając w streamlining operations, wspierając customer service oraz automatyzując (do pewnego stopnia) działania marketingowe.

Gotowe rozwiązania CRM oferują bogaty wachlarz funkcji i są dostępne dla każdego przedsiębiorstwa. Pozwalają na zarządzanie sprzedażą, marketingiem, analizy danych i obsługę klienta w jednym, zintegrowanym środowisku. Dodatkowo, konsolidacja zapytań klientów z różnych kanałów do jednej bazy danych usprawnia proces sprzedaży.


Na całym świecie, firmy z różnych branż korzystają z tych systemów, aby osiągnąć sukces na rynkach międzynarodowych. Wdrożenie gotowego rozwiązania CRM wymaga przemyślenia wielu aspektów. Jak każde systemy, również i CRMy mają swoje zalety i wady, które wpłynąć mogą na działanie przedsiębiorstwa.


Implementacja odpowiednich platform może znacząco poprawić procesy biznesowe dzięki zwiększeniu efektywności operacyjnej. Poniżej przedstawione zostało, w jaki sposób systemy te mogą wspierać rozwój biznesu oraz jakie mogą napotkać wyzwania i trudności związane z ich wdrożeniem i użytkowaniem. Warto również streamline processes, aby zwiększyć konwersje i sukces biznesowy.

Wady i zalety gotowych systemów CRM

Zalety gotowych systemów CRM


1. Czas wdrożenia 


Gotowe systemy CRM są zaprojektowane tak, aby umożliwić szybkie wdrożenie. Wiele z nich posiada standardowe ustawienia, które można natychmiast zastosować, co znacząco skraca czas potrzebny od momentu zakupu do pełnej funkcjonalności systemu.


2. Wsparcie techniczne


Większość dostawców rozwiązań typu CRM zapewnia wsparcie techniczne oraz szkolenia dla użytkowników, co znacznie ułatwia zarówno proces wdrożenia, jak i codzienne korzystanie z systemu.


3. Niższe koszty początkowe


Gotowe systemy CRM zazwyczaj mają niższe koszty początkowe w porównaniu do rozwiązań dedykowanych. Dzięki modelowi subskrypcyjnemu przedsiębiorstwa mogą rozłożyć koszty na dłuższy okres, co ułatwia ich zarządzanie.


4. Niższe koszty utrzymania infrastruktury


W przypadku chmurowych systemów CRM, dostawca jest odpowiedzialny za serwery, aktualizacje i zabezpieczenia, co przekłada się na minimalizację kosztów związanych z utrzymaniem infrastruktury IT dla firm.


5. Bogactwo funkcji


Gotowe rozwiązania typu CRM w większości posiadają rozbudowane zestawy funkcji, obejmujące zarządzanie sprzedażą, marketingiem, obsługę klienta, analizę danych oraz automatyzację procesów biznesowych.


6. integracje z różnymi systemami


Wiele (ale nie wszystkie)  systemów CRM umożliwia prostą integrację z innymi rozwiązaniami, takimi jak systemy ERP, platformy e-commerce czy narzędzia do marketingu.


Wady gotowych systemów CRM


1. Standardowe rozwiązania


Gotowe systemy CRM mogą nie odpowiadać wszystkim wymaganiom przedsiębiorstwa. Ograniczona możliwość personalizacji może zmniejszyć efektywność systemu w specyficznych sytuacjach biznesowych.


2. Zależność od dostawcy


Przedsiębiorstwa pracujące na gotowych rozwiązaniach typu CRM często polegają na dostawcy w kwestii aktualizacji, wsparcia technicznego oraz rozwoju systemu.


3. Wysokie koszty długoterminowe


Początkowe koszty gotowego systemu CRM są niższe, jednak opłaty subskrypcyjne mogą sumować się i dłuższym okresie stać się znaczące. długoterminowe koszty użytkowania mogą przewyższyć jednorazowy koszt dedykowanego systemu.


Dodatkowo, często trzeba płacić osobno za dodatkowe moduły, integracje i wsparcie techniczne, co może zwiększyć całkowite koszty użytkowania systemu i sprawić, że przewyższają one jednorazowy koszt rozwiązania szytego na miarę.


4. Skomplikowane funkcje


Gotowe systemy CRM mogą być trudne w obsłudze, szczególnie gdy oferują wiele zaawansowanych funkcji. Szkolenie pracowników i adaptacja do nowych narzędzi mogą wymagać znacznego czasu i wysiłku.


Adaptacja do specyfiki firmy i wdrożenie gotowego rozwiązania typu CRM może wymagać zmiany, istniejących i poukładanych już w przedsiębiorstwie procesów biznesowych, co nie zawsze jest optymalne.


5. Bezpieczeństwo danych i prywatność


Przechowywanie danych w chmurze, co jest powszechne w gotowych systemach CRM, może budzić obawy dotyczące bezpieczeństwa i prywatności informacji. Przedsiębiorstwa muszą polegać na dostawcach usług w kwestiach zabezpieczeń danych.


Dodatkowo, przedsiębiorstwa działające w regulowanych branżach muszą upewnić się, że system CRM spełnia wszystkie wymagania prawne dotyczące przechowywania i przetwarzania danych.


Jak wdrożyć gotowy system CRM?


Wdrożenie gotowego systemu CRM należy rozpocząć od przeprowadzenia analizy potrzeb przedsiębiorstwa oraz określenia celów i procesów, które system powinien wspierać. Na podstawie tej analizy należy wybrać rozwiązanie, które odpowiada najlepiej potrzebom przedsiębiorstwa oraz oferuje odpowiednią funkcjonalność oraz skalowalność.  


Warto przygotować plan wdrożenia, który obejmować będzie harmonogram działań, etapy wdrożenia projektu i zasoby potrzebne do realizacji. 

Przed migracją danych do nowego systemu należy zidentyfikować źródła danych, które mają być przeniesione do nowego systemu - to jest dobry moment aby również sprawdzić jakość tych danych.


Warto wyczyścić dane z duplikatów i błędów, aby do nowego systemu trafiły tylko poprawne informacje. Dane do migracji należy przygotować według wymagań systemu. Warto przetestować proces przenoszenia danych na środowisku testowym przed finalnym poniesieniem.  


Bardzo ważną częścią wdrożenia jest szkolenie użytkowników. Producenci gotowych rozwiązań CRM zazwyczaj zapewniają dokumentację i szkolenia dla użytkowników. Dokumentacja obejmuje szczegółowe przewodniki, instrukcje i materiały pomocnicze, które pomagają w pełnym wykorzystaniu funkcji systemu.

Dodatkowo, oferowane są sesje szkoleniowe, które mogą być przeprowadzane w formie warsztatów, webinariów lub szkoleń online, aby użytkownicy mogli szybko nauczyć się obsługi i efektywnego korzystania z narzędzia.


Podstawowe szkolenia mogą być często wliczone w cenę subskrypcji, ale bardziej zaawansowane i dostosowane do potrzeb firmy sesje szkoleniowe zazwyczaj wiążą się z dodatkowymi kosztami. 


Kolejnym krokiem wdrożenia jest integracja z istniejącymi w przedsiębiorstwie systemami. W tym celu należy zidentyfikować systemy, z którymi CRM będzie współpracować. Warto opracować plan integracji, który uwzględni techniczne aspekty połączenia systemów, takie jak synchronizacja danych i kompatybilność.
Nie zapominajmy o przeprowadzeniu testów integracyjnych, aby upewnić się, że wszystkie systemy działają razem i dane są poprawnie synchronizowane. 


Na koniec zaleca się monitorowanie działania systemu CRM i zebranie opinii użytkowników na temat jego funkcji i wydajności - umożliwi to identyfikację ewentualnych obszarów wymagających poprawy. 

Typowe pułapki

Podczas wdrażania gotowego rozwiązania typu CRM ważne jest, aby uniknąć kilku pułapek.:


1. Brak jasno określonych celów i wymagań


Bez precyzyjnych ustaleń trudno ocenić, czy nowy system spełnia rzeczywiste potrzeby firmy.


2. Wybór systemu, który nie jest dostosowany do specyfiki działalności firmy


Niewłaściwy wybór może prowadzić do problemów z integracją i efektywnością narzędzia. Przeczytaj nasz post o wszystkich rodzajach systemów do zarządzania tutaj i wybierz najlepiej dostosowany do Twojej firmy.


3. Brak zaangażowania pracowników


Jeśli pracownicy nie są aktywnie zaangażowani w proces wdrożenia, może to skutkować opóźnieniami i obniżoną wydajnością.


4. Nieodpowiednie szkolenie użytkowników


Niedostateczne przygotowanie zespołu może prowadzić do niewłaściwego używania systemu, co obniży jego efektywność i przydatność.


5. Integracja nowego systemu CRM z istniejącymi rozwiązaniami IT


Źle przeprowadzona integracja CRM z pozostałymi systemami używanymi w firmie może prowadzić do trudności w jego działaniu i zarządzaniu.


Błędy w danych, takie jak wprowadzenie niekompletnych lub błędnych informacji, mogą również wpłynąć negatywnie na funkcjonowanie systemu i analizę danych.


6. Oczekiwanie natychmiastowych rezultatów


Wdrożenie systemu CRM wymaga czasu, a nieuzasadnione presje mogą prowadzić do rozczarowań i niepowodzeń. 

Integracje najpopularniejszych systemów CRM na rynku


Salesforce CRM

 

Można zintegrować z systemami ERP, takimi jak SAP i Oracle ERP Cloud, co pozwala na synchronizację danych finansowych i operacyjnych. Integracja z narzędziami do e-mail marketingu, takimi jak Mailchimp i SendinBlue, umożliwia automatyzację kampanii marketingowych oraz zarządzanie kontaktami bezpośrednio z poziomu CRM.


Salesforce integruje się także z platformami e-commerce, jak Shopify i Magento, co pozwala na synchronizację danych dotyczących zamówień i klientów. Dodatkowo, Salesforce wspiera integracje z systemami analitycznymi, takimi jak Tableau, co umożliwia tworzenie zaawansowanych raportów i analiz opartych na danych z CRM. 


Microsoft Dynamics 365 CRM


System ten można połączyć z narzędziami do e-mail marketingu, takimi jak HubSpot i Constant Contact, co umożliwia zarządzanie kampaniami e-mailowymi i synchronizację kontaktów. Dynamics 365 integruje się również z systemami ERP, takimi jak SAP i Oracle ERP Cloud, co pozwala na synchronizację danych finansowych i operacyjnych. Integracja z platformami e-commerce, jak BigCommerce i WooCommerce, pozwala na synchronizację danych o zamówieniach i klientach.


Dodatkowo, system wspiera integracje z narzędziami analitycznymi, takimi jak Power BI, co umożliwia zaawansowane raportowanie i analizę danych. 


HubSpot CRM 


Można połączyć go z narzędziami do e-mail marketingu, takimi jak Mailchimp i SendinBlue, co umożliwia automatyzację kampanii oraz synchronizację list kontaktów. HubSpot CRM integruje się również z systemami ERP, jak NetSuite i SAP, co pozwala na synchronizację danych operacyjnych i finansowych. Integracja z platformami e-commerce, takimi jak BigCommerce i WooCommerce, pozwala na zarządzanie danymi o zamówieniach i klientach. HubSpot CRM wspiera także integracje z narzędziami analitycznymi, takimi jak Google Analytics, co umożliwia monitorowanie efektywności kampanii i analizę wyników. 


Pipedrive CRM 


Można zintegrować z narzędziami do e-mail marketingu, takimi jak Mailchimp i SendinBlue, co pozwala na synchronizację list kontaktów i monitorowanie kampanii e-mailowych. Pipedrive integruje się także z platformami e-commerce, takimi jak Shopify, co ułatwia synchronizację danych o transakcjach i klientach. Integracja z narzędziami do zarządzania projektami, takimi jak Asana i Trello, umożliwia synchronizację zadań i terminów, co poprawia organizację pracy i zarządzanie projektami. 


Insightly CRM 


Połączy się z systemami ERP, takimi jak NetSuite, co pozwala na synchronizację danych dotyczących finansów i operacji. Integracja z narzędziami do e-mail marketingu, takimi jak Mailchimp i SendinBlue, umożliwia automatyzację kampanii oraz zarządzanie kontaktami. Insightly CRM integruje się również z platformami e-commerce, jak Shopify, co ułatwia synchronizację danych o zamówieniach i klientach.


Dodatkowo, Insightly wspiera integracje z narzędziami do zarządzania dokumentami, takimi jak Google Drive, co ułatwia przechowywanie i udostępnianie dokumentów. 


Freshsales CRM 


Można zintegrować z systemami ERP, takimi jak NetSuite i SAP, co pozwala na synchronizację danych finansowych i operacyjnych. Integracja z narzędziami do e-mail marketingu, takimi jak ActiveCampaign i HubSpot, umożliwia automatyzację kampanii oraz zarządzanie kontaktami. Freshsales CRM wspiera również integracje z platformami e-commerce, takimi jak Magento i Shopify, co pozwala na synchronizację danych o zamówieniach i klientach.


Dodatkowo, Freshsales integruje się z narzędziami analitycznymi, takimi jak Google Analytics, co umożliwia zaawansowaną analizę danych i monitorowanie wyników kampanii. 


Porównanie gotowych systemów CRM z dedykowanymi rozwiązaniami CRM

Analiza kosztów

Porównanie funkcji:

Beata Miętka
Quality Assurance
Beata to doświadczona ekspertka QA, posiadająca także wykształcenie z fizyki. Jej precyzja i świetne oko do szczegółów, w połączeniu z różnorodnymi zainteresowaniami sprawiają, że jest nieoceniona w dbaniu o wysoką jakość naszych usług.
Udostępnij

Pomożemy Ci osiągnąć cele biznesowe

Pomożemy Ci osiągnąć cele biznesowe

Porozmawiajmy o Twoich wyzwaniach
Podobne artykuły

Co to jest dług technologiczny i jak nim zarządzać?
Dług technologiczny (ang. technical debt) to - w dużym uproszczeniu - pojęcie odnoszące się do ko...
Czym różni się aplikacja typu Monilith od architektury API-Client?
W świecie programowania jest niewiele terminów tak często omawianych i dyskutowanych jak architek...
DigitalOcean - co to jest i dlaczego to najlepsza chmura dla programistów
Hosting w chmurze to obecnie najpopularniejsza forma przechowywania i udostępniania aplikacji ora...