Powrót do bloga
Technology

Co zrobić, kiedy administracja systemu uzależniona jest od jednej osoby

Autor Beata Miętka Quality Assurance
Sprawdź, dlaczego jeden administrator systemów to zawsze zły pomysł. Zminimalizuj ryzyko związane z taką sytuacją w swojej firmie.

Rola administracji operacyjnych systemów IT

Skuteczne funkcjonowanie systemów w przedsiębiorstwach jest kluczowym aspektem w dzisiejszym, środowisku biznesowym. Wraz z postępem technologicznym i zmieniającymi się potrzebami klientów, firmy inwestują w systemy, które umożliwiają szybką reakcję na zmiany oraz zapewniają efektywność działania.


Rola administratorów systemów obejmuje zarządzanie i utrzymanie tych systemów, co jest niezbędne dla ich prawidłowego funkcjonowania.

Jeden administrator systemów - jakie wiąże się z tym ryzyko?

Gdy działanie systemów zależy od jednej osoby, nawet najbardziej zaawansowane technologicznie i dobrze przemyślane procesy mogą stać się źródłem ryzyka i potencjalnych problemów.


Administrator odpowiedzialny za systemy IT, w tym bazy danych, musi dbać o ich ciągłość operacyjną, a jego nieobecność może prowadzić do trudności w utrzymaniu ciągłości operacyjnej, co z kolei prowadzi do opóźnień w realizacji projektów i obsługi klientów.


Ponadto, gdy wszystkie procesy są kontrolowane przez jedną osobę, brak jest elastyczności i możliwości dostosowania się do zmian na rynku. Administratorzy, którzy zarządzają różnymi systemami, muszą być w stanie reagować na nowe wymagania klientów oraz wprowadzać innowacje.


Brak równomiernego rozdzielenia odpowiedzialności i kompetencji sprawia, że wszelkie decyzje muszą być podejmowane przez tę jedną osobę, co może prowadzić do poczucia bezradności u innych członków zespołu oraz obniżenia motywacji do pracy.


Firma staje się zbyt silnie uzależniona od konkretnej osoby, więc istnieje ryzyko utraty jej know-how w przypadku zwolnienia lub odejścia tej osoby.


Jeśli nie ma żadnego mechanizmu zapewnienia przekazu wiedzy czy dokumentowania procesów biznesowych, przedsiębiorstwo znajduje się w sytuacji bardzo dużego ryzyka utraty kluczowych informacji.


Istotna jest zatem świadomość uzależnienia od jednej osoby, a następnie podjęcie działań, które powinny zminimalizować to ryzyko oraz zapewnić bardziej stabilne i zrównoważone podejście do zarządzania przedsiębiorstwem.

Jak zminimalizować ryzyko związane z jednym administratorem systemów?

1. Administracja systemu zależna od jednej osoby - identyfikacja


Przeprowadzenie analizy w celu zidentyfikowania systemów i procesów, które są najbardziej narażone na ryzyko awarii w przypadku nieobecności kluczowego administratora.


2. Analiza ryzyka


Ocena potencjalnych konsekwencji nieobecności administratora, w tym ryzyka awarii lub opóźnień w kluczowych momentach działania firmy.


3. Rozszerzenie kompetencji


Wprowadzenie dywersyfikacji kompetencji w przedsiębiorstwie poprzez szkolenia i rozwój umiejętności innych pracowników, w tym umiejętności związanych z administracją Linux system. Dzięki temu przedsiębiorstwo stanie się bardziej odporne na ryzyko związane z nagłą nieobecnością kluczowego pracownika.


4. Implementacja procesów awaryjnych


Wprowadzenie alternatywnych mechanizmów działania oraz tworzenie planów awaryjnych umożliwi przedsiębiorstwu szybkie i skuteczne reagowanie na sytuacje krytyczne.


5. Długoterminowe strategie


Budowanie kultury organizacyjnej, która promuje współpracę, dzielenie się wiedzą i rozproszenie odpowiedzialności. Dzięki temu przedsiębiorstwo stanie się bardziej elastyczne, adaptacyjne i efektywne.


6. Świadomość organizacyjna


Promowanie świadomości ryzyka związanego z zależnością od jednej osoby wśród pracowników. Regularne przeglądy i oceny systemów zależnych od jednej osoby oraz podejmowanie działań zapobiegawczych pozwolą przedsiębiorstwu zminimalizować ryzyko awarii i zapewnić ciągłość działania.


Administracja systemów - praktyczne kroki do wdrożenia zmian

  1. Dokumentowanie procesów i konfiguracja systemów

Regularne dokumentowanie wszystkich procesów i procedur operacyjnych, co ułatwi przekazywanie wiedzy i umożliwi szybką reakcję w przypadku nieobecności kluczowego administratora.


Zebrana dokumentacja powinna być dostępna dla pracowników, którzy - w razie potrzeby - będą mogli zastąpić głównego administratora systemów w firmie.

Częstym problemem w organizacjach jest bagatelizowanie roli poszczególnych pracowników - czasami nie zdajemy sobie sprawy z tego, ile dana osoba "ogarnia" na co dzień. :) Kiedy jednak jej nie ma - wtedy mogą zacząć się problemy.


Dlatego warto wprowadzić zwyczaj dokumentacji oraz porządkowania plików, instrukcji i innych danych, które mogą się przydać pracownikowi, który zwykle nie zajmuje się danym tematem.

  1. Szkolenia i rozwój pracowników, którzy mogą przejąć role administratora systemów

Inwestowanie w szkolenia i rozwój umiejętności innych pracowników, co pozwoli na podział obowiązków i zmniejszenie ryzyka związanego z zależnością od jednej osoby.

3. Tworzenie zespołów zastępczych lub wyznaczenie specjalistów, którzy obejmą zastępstwo


Wdrożenie zespołów zastępczych, które mogą przejąć obowiązki kluczowego administratora systemów w przypadku jego nieobecności.


Wdrożenie zespołów zastępczych, które mogą przejąć obowiązki kluczowego administratora systemów w przypadku jego nieobecności.

4. Regularne testowanie planów awaryjnych

Regularne testowanie planów awaryjnych i scenariuszy kryzysowych, co pozwoli na ich doskonalenie i zapewni skuteczność działania w sytuacjach krytycznych.


5. Promowanie kultury współpracy i praca zdalna


Budowanie kultury organizacyjnej, która sprzyja dzieleniu się wiedzą i współpracy między pracownikami, co zredukuje ryzyko związanego z nadmierną zależnością od jednej osoby.


Wprowadzenie tych działań pozwoli przedsiębiorstwom na skuteczne zarządzanie ryzykiem związanym z jednym administratorem oraz zapewni ciągłość operacyjną i elastyczność w działaniu.


Podsumowanie

Beata Miętka
Quality Assurance
Beata to doświadczona ekspertka QA, posiadająca także wykształcenie z fizyki. Jej precyzja i świetne oko do szczegółów, w połączeniu z różnorodnymi zainteresowaniami sprawiają, że jest nieoceniona w dbaniu o wysoką jakość naszych usług.
Udostępnij

Pomożemy Ci osiągnąć cele biznesowe

Pomożemy Ci osiągnąć cele biznesowe

Porozmawiajmy o Twoich wyzwaniach
Podobne artykuły

Dokumentacja API z użyciem Swaggera
API to skrót od angielskiej nazwy application programming interface, co oznacza po prostu interfe...
Co to jest dług technologiczny i jak nim zarządzać?
Dług technologiczny (ang. technical debt) to - w dużym uproszczeniu - pojęcie odnoszące się do ko...
Design System w organizacji
Podstawą prawidłowego działania i dobrze wykonanej pracy jest odpowiednia organizacja. Bez tego e...