Automatyzacja ofertowania w B2B? Istnieje lepszy sposób niż Excel
AutorBeata Miętka
Quality Assurance
8 min czytania
2024-06-04
Udostępnij
Automatyzacja ofertowania w B2B to efektywny sposób na zastąpienie Excela nowoczesnymi narzędziami, które minimalizują ryzyko błędów, usprawniają procesy i pozwalają na lepszą współpracę zespołową.
Czym jest ofertowanie i jak je wdrożyć w praktyce?
Oferta sprzedaży to oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy, pod warunkiem, że w oświadczeniu tym określone zostały istotne postanowienia umowy. Oferta skierowana do indywidualnie określonego adresata staje się wiążąca, gdy dotrze do adresata w sposób umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Definicję oferty sprzedaży możemy znaleźć w art. 543 Kodeksu cywilnego (kc), który mówi, że „wystawienie rzeczy w miejscu sprzedaży na widok publiczny z oznaczeniem ceny uważa się za ofertę sprzedaży”.
Rodzaje ofert sprzedaży
Czym jest oferta sprzedaży?
Oferta sprzedaży towaru bądź usługi, zgodnie z kodeksem cywilnym, musi spełniać określone warunki, aby mogła być uznana za ofertą sprzedaży. Może być odwołana przed zawarciem umowy, ale tylko w sytuacji, gdy oświadczenie o odwołaniu zostało złożone drugiej stronie przed wysłaniem przez nią oświadczenia o przyjęciu oferty.
Rodzaje ofert sprzedaży:
Oferta wiążąca: po jej złożeniu nie może być odwołana przez oferenta, jeśli została przyjęta przez drugą stronę w określonym terminie. Przykład: złożenie oferty przetargowej.
Oferta niewiążąca: oferent może odwołać ofertę przed przyjęciem przez drugą stronę. Przykład: oferta promocyjna wysłana do klienta, która może być wycofana przed przyjęciem.
Oferta publiczna: skierowana do nieokreślonej liczby odbiorców, na przykład reklama produktu w mediach, gdzie cena i warunki zakupu są publicznie dostępne.
Oferta jednostronna: składana jedna strona, a druga strona może ją przyjąć lub odrzucić bez dalszych negocjacji. Przykład: oferta sprzedaży mieszkania za określoną cenę.
Oferta negocjowana: proponuje warunki, które mogą być negocjowane przez obie strony przed osiągnięciem porozumienia. Przykład: umowa sprzedaży dużego zamówienia między dwoma firmami.
Oferta ustna: składana w formie ustnej, na przykład podczas rozmowy telefonicznej. Ważność takiej oferty zależy od przepisów prawnych i specyfiki transakcji.
Oferta pisemna: złożona w formie pisemnej, często zawierająca szczegółowe warunki transakcji. Przykład: pisemna propozycja współpracy handlowej.
Oferta elektroniczna: złożona za pośrednictwem środków elektronicznych, na przykład e-maila lub systemu zamówień online. Przykład: oferta sprzedaży na platformie e-commerce.
Oferta warunkowa: staje się wiążąca po spełnieniu określonych warunków. Przykład: oferta zakupu nieruchomości z zastrzeżeniem uzyskania kredytu przez kupującego.
Oferta nieodwołalna: nie może być odwołana przez określony czas. Przykład: oferta w przetargu publicznym, która jest wiążąca przez cały okres trwania przetargu.
Elementy oferty sprzedażowej
Co powinna zawierać oferta sprzedażowa w przypadku umowy sprzedaży?
Oferta handlowa powinna być dostosowana do potrzeb klienta. Zebrane informacje powinny służyć jako podstawa przygotowywanej propozycji sprzedażowej. Oferta handlowa powinna być odpowiednio przygotowana wizualnie. Ważne jest również, aby sprzedawca był związany treścią umowy, co oznacza, że cena produktu/usługi oraz warunki dostawy muszą być jasno określone i zgodne z zaakceptowaną ofertą.
1. Co oferujesz?
Opis produktu/usługi: Dokładny opis oferowanego produktu lub usługi, wraz z jego funkcjami i cechami.
Unikalne cechy: Co wyróżnia Twój produkt lub usługę na tle konkurencji?
2. Jakie korzyści przynosi produkt/usługa?
Wartość dla klienta: Jakie problemy klienta rozwiązuje Twój produkt lub usługa? Jakie korzyści przynosi jego użytkowanie?
Rezultaty: Przykłady konkretnych rezultatów, które klient może osiągnąć dzięki Twojemu produktowi lub usłudze.
3. Dlaczego warto wybrać Twoją ofertę?
Przewagi konkurencyjne: Dlaczego Twoja oferta jest lepsza od konkurencyjnych rozwiązań?
Dowody efektywności: Referencje, case studies, recenzje klientów, które potwierdzają skuteczność oferty.
4. Jakie są warunki oferty?
Cena: Jaka jest cena produktu lub usługi? Czy są dostępne różne opcje cenowe lub pakiety?
Warunki płatności: Jakie są dostępne metody płatności? Czy oferujesz elastyczne opcje płatności, np. raty?
5. Jak wygląda proces zakupu?
Kroki zakupu: Jakie są etapy procesu zakupu od złożenia zamówienia po dostawę lub realizację usługi?
Czas realizacji: Jak długo trwa dostawa lub realizacja usługi?
Proces ofertowania: jak dostosować ofertę handlową do branży?
Dostosowanie oferty handlowej do specyfiki branży jest kluczowe, aby maksymalnie zwiększyć jej skuteczność i odpowiedzieć na konkretne potrzeby klientów. Oto kroki, które mogą pomóc w dopasowaniu oferty do konkretnej branży:
1. Analiza rynku i konkurencji
Zbadanie rynku: Zrozumienie aktualnych trendów, wyzwań i możliwości w danej branży.
Analiza konkurencji: Ocena ofert konkurencyjnych firm, identyfikacja ich mocnych i słabych stron.
2. Zrozumienie potrzeb klientów
Badania i ankiety: Przeprowadzanie badań i ankiet w celu zebrania danych na temat oczekiwań i potrzeb klientów.
Bezpośrednie rozmowy: Rozmowy z klientami oraz konsultacje mogą dostarczyć cennych informacji o ich preferencjach.
3. Dostosowanie treści oferty
Język branżowy: Używanie terminologii i języka specyficznego dla danej branży, aby komunikat był bardziej zrozumiały i przekonujący.
Personalizacja treści: Tworzenie ofert, które odzwierciedlają indywidualne potrzeby i problemy klientów w danej branży.
4. Podkreślenie unikalnych korzyści
Przykłady zastosowań: Przedstawienie, jak produkt lub usługa może rozwiązywać konkretne problemy typowe dla danej branży.
Referencje i studia przypadków: Pokazanie historii sukcesu i referencji od innych klientów z tej samej branży.
5. Elastyczność i skalowalność
Modularność oferty: Proponowanie rozwiązań, które można łatwo dostosować do specyficznych wymagań różnych segmentów rynku w danej branży.
Opcje personalizacji: Oferowanie możliwości dostosowania produktów lub usług do unikalnych potrzeb klienta.
6. Uwzględnienie regulacji i standardów
Zgodność z przepisami: Upewnienie się, że oferta jest zgodna z regulacjami i standardami obowiązującymi w danej branży.
Certyfikaty i akredytacje: Podkreślenie posiadanych certyfikatów i akredytacji, które są istotne dla klientów w danej branży.
7. Dostosowanie formatu prezentacji
Materiały marketingowe: Tworzenie materiałów marketingowych (broszur, prezentacji, filmów), które są atrakcyjne i informacyjne dla danej branży.
Platformy komunikacji: Wykorzystanie kanałów komunikacji preferowanych przez klientów w danej branży, np. targi branżowe, seminaria, webinaria.
Zagrożenia tworzenia ofert B2B w Excelu
Tworzenie ofert B2B w Excelu, mimo że jest popularnym i łatwo dostępnym narzędziem, niesie ze sobą kilka istotnych zagrożeń, które mogą negatywnie wpłynąć na skuteczność i profesjonalizm procesu ofertowania. Oto najważniejsze z nich:
1. Błędy ludzkie
Ręczne wprowadzanie danych: Wprowadzanie danych ręcznie zwiększa ryzyko błędów, takich jak literówki, błędne ceny czy nieaktualne informacje.
Formuły i obliczenia: Błędy w formułach lub obliczeniach mogą prowadzić do nieprawidłowych cen, rabatów lub wartości końcowych.
2. Brak standaryzacji
Niespójność dokumentów: Tworzenie ofert w Excelu może prowadzić do braku jednolitego formatowania i stylu, co może wpłynąć na postrzeganie profesjonalizmu firmy.
Różne wersje: Różne wersje ofert mogą krążyć w firmie, co może prowadzić do zamieszania i błędów komunikacyjnych.
3. Ograniczone możliwości współpracy
Kłopoty z wersjonowaniem: Praca nad ofertą przez kilka osób jednocześnie może być trudna, a brak odpowiedniego systemu kontroli wersji może prowadzić do problemów z identyfikacją najnowszej wersji dokumentu.
Dostępność: Udostępnianie plików Excela może być mniej wygodne niż korzystanie z narzędzi dedykowanych do zarządzania ofertami, które oferują lepszą kontrolę dostępu i śledzenie zmian.
4. Problemy z bezpieczeństwem
Dostęp do danych: Przechowywanie ofert w Excelu, szczególnie na lokalnych komputerach lub nieodpowiednio zabezpieczonych dyskach, zwiększa ryzyko nieautoryzowanego dostępu do wrażliwych danych.
Udostępnianie plików: Wysyłanie ofert mailem może narazić dane na ryzyko przechwycenia lub przypadkowego wysłania do niewłaściwego odbiorcy.
5. Ograniczenia funkcjonalności
Brak zaawansowanych funkcji: Excel nie oferuje zaawansowanych funkcji dedykowanych do zarządzania ofertami, takich jak automatyczne generowanie ofert, integracja z CRM, czy śledzenie statusu ofert.
Skalowalność: W miarę rozwoju firmy i zwiększenia liczby ofert, zarządzanie nimi w Excelu staje się coraz bardziej uciążliwe i mniej efektywne.
6. Trudności w analityce
Analiza danych: Analiza ofert i wyników sprzedaży w Excelu może być czasochłonna i skomplikowana, szczególnie gdy dane są rozproszone w wielu plikach.
Raportowanie: Generowanie kompleksowych raportów sprzedażowych i analiz trendów wymaga dodatkowej pracy i może być mniej dokładne w porównaniu z dedykowanymi narzędziami analitycznymi.
Alternatywy dla Excela
Aby uniknąć powyższych zagrożeń, warto rozważyć wdrożenie bardziej zaawansowanych narzędzi do zarządzania ofertami, takich jak:
Systemy CRM oferują zaawansowane funkcje zarządzania ofertami, integracje z innymi systemami oraz lepszą współpracę zespołową.
Narzędzia do tworzenia ofert umożliwiają profesjonalne tworzenie, wysyłanie i śledzenie ofert, a także integracje z CRM i innymi systemami.
Dedykowane systemy tworzone przez firmy IT i dopasowane do potrzeb klienta. Takie rozwiązanie często generuje duże zyski w firmie, ponieważ pracownicy są w stanie przygotować więcej ofert w krótszym czasie, a jednocześnie są one dopasowane do każdego klienta.
Ofertowanie w Excelu powoduje:
Ograniczony dostęp do wszystkich ofert - w celu szybkiego przygotowania oferty, pracownicy często zapisują ją na dysku swojego komputera, w rezultacie czego pozostali handlowcy nie mają do niej łatwego i szybkiego dostępu.
Różnice w szablonach ofert - firmy zazwyczaj wprowadzają swój standardowy szablon oferty. Jeśli jednak jeśli każdy handlowiec wypełnia ją indywidualnie, istnieje możliwość wprowadzenia do niej zmian. To prowadzi do sytuacji, w której każda oferta może się od siebie różnić, co powoduje brak spójności w dokumentach wystawianych przez firmę. W efekcie różni się także proces obsługi klienta (sprawdź, jaki to może mieć wpływ na markę firmy).
Dublowanie ofert - powielanie oferty może wystąpić, gdy jeden klient obsługiwany jest (z różnych przyczyn) przez kilku handlowców. Jeśli firma nie dysponuje spójną oraz dostępną dla wszystkich bazą ofert, więc istnieje ryzyko przedstawienia klientowi dwóch różnych ofert, które mogą się znacząco od siebie różnić pod względem warunków.
Wydłużony czas tworzenia oferty - tworzenie ofert w Excelu zajmuje dużo czasu. Skrócony czas przygotowania oferty mógłby zostać przeznaczony na budowanie relacji z kontrahentami.
Zapominanie o przesłaniu oferty - zdarzyć się może, że handlowiec zapomni o przesłaniu oferty klientowi, wiąże się to z ryzykiem uszczerbku dla wizerunku firmy i obniżeniem szans na sukces sprzedaży.
Wysłanie nieaktualnej oferty - w sytuacji, gdy w asortymencie firmy znajduje się szeroki wybór produktów lub usług, istnieje ryzyko, że zaproponujemy klientom pozycje, które już nie są dostępne w ofercie lub zostały opisane niepoprawnie. Akceptacja oferty opracowanej na podstawie nieaktualnych danych może przyczynić się do negatywnego odbioru przez kontrahenta.
Brak statystyk - często kierownicy lub członkowie zarządu nie dysponują szczegółowymi statystykami dotyczącymi ofert handlowych: ich ilości oraz wartości.
Jak widać, tworzenie ofert w arkuszu kalkulacyjnym nie jest korzystnym i optymalnym rozwiązaniem.
Coraz więcej firm zdaje sobie sprawę, że istnieją bardziej zaawansowane i efektywne narzędzia takie jak:
1. CRM
Pracownicy w krótszym czasie są w stanie przygotować więcej ofert i wysłać je online. Co więcej, dzięki funkcjonalnościom CRM-u, można śledzić zachowania potencjalnych klientów, analizować ich preferencje oraz skutecznie przypominać o umówionych spotkaniach. System CRM udostępnia gotowe szablony ofert handlowych oraz umożliwia tworzenie i zarządzanie własną bazą danych. Dzięki temu proces generowania kolejnych ofert handlowych staje się szybszy i bardziej efektywny.
Niemniej jednak, korzystanie z dostępnych na rynku systemów CRM może wiązać się z pewnymi kosztami, zazwyczaj w postaci abonamentu miesięcznego lub rocznego. Dodatkowo, nie każdy system CRM oferuje wszystkie niezbędne funkcje, co może być ograniczeniem dla niektórych firm i wymagać dodatkowych nakładów finansowych na dostosowanie systemu do konkretnych potrzeb.
2. Oprogramowanie do zarządzania sprzedażą
Specjalistyczne narzędzia do zarządzania sprzedażą pozwalają na tworzenie, śledzenie i analizowanie ofert w kontekście całego procesu sprzedażowego. Takie oprogramowanie często oferuje zaawansowane funkcje raportowania i analizy danych.
3. Platformy e-commerce
W przypadku firm prowadzących sprzedaż online, platformy e-commerce oferują zaawansowane narzędzia do tworzenia i prezentowania ofert. Dzięki nim przedsiębiorstwo może łatwo zarządzać asortymentem, ustawiać ceny i promocje oraz śledzić zachowania klientów.
Taka opcja pozwala firmom uzyskać dedykowane oprogramowanie, idealnie dopasowane do ich potrzeb, co jest szczególnie korzystne dla tych, którzy oferują złożone produkty.
Przedsiębiorstwo może uzyskać dedykowane narzędzie, które będzie wyposażone w dokładnie te funkcje, których najbardziej potrzebuje, co z kolei pozwoli na podniesienie jakości tworzonych ofert. Tego typu rozwiązania są inwestycją, która w długoterminowej perspektywie staje się bardziej opłacalna.
Dodatkowo, istnieją programy wsparcia finansowego, które mogą częściowo zrekompensować koszty produkcji takiego oprogramowania. Dzięki temu, wybór dedykowanego rozwiązania staje się atrakcyjną opcją z punktu widzenia zarówno efektywności finansowej, jak i operacyjnej dla przedsiębiorstwa.
Beata Miętka
Quality Assurance
Beata to doświadczona ekspertka QA, posiadająca także wykształcenie z fizyki. Jej precyzja i świetne oko do szczegółów, w połączeniu z różnorodnymi zainteresowaniami sprawiają, że jest nieoceniona w dbaniu o wysoką jakość naszych usług.
