System ERP i CRM – różnice i podobieństwa

Co to jest system ERP?

• System ERP (Enterprise Resource Planning) to zintegrowany system informatyczny, wspomagający planowanie zasobów przedsiębiorstwa oraz zarządzanie przedsiębiorstwem.

• Pozwala na planowanie, kontrolowanie i zarządzanie procesami i zasobami firmy.

• Umożliwia podejmowanie trafnych decyzji w zakresie optymalizacji kosztów, wzrostu wydajności, uzyskania przewagi konkurencyjnej.

System ERP to rodzaj oprogramowania, które pomaga przedsiębiorstwom w zarządzaniu różnymi aspektami ich działalności. Można go porównać do centralnego systemu firmy, który łączy i kontroluje różne części przedsiębiorstwa. Dzięki ERP, wszystkie działy przedsiębiorstwa – takie jak księgowość, magazyn, produkcja, sprzedaż i zarządzanie zasobami ludzkimi – mogą współpracować w ramach jednej platformy.

To oznacza, że informacje z jednego działu są automatycznie dostępne dla innych działów, co pomaga w lepszym planowaniu i podejmowaniu decyzji. Na przykład, kiedy sprzedaż produktu jest zarejestrowana, system ERP automatycznie aktualizuje stan magazynowy, informuje dział produkcji o potrzebie wytworzenia nowych produktów, a księgowość o konieczności wystawienia faktury. Dzięki temu firma działa sprawniej i unika błędów wynikających z ręcznego przekazywania informacji. 

Główne funkcje systemu ERP

• zarządzanie finansami - optymalizowanie procesów finansowych poprzez zarządzanie księgowością, budżetowaniem, kontrolą kosztów czy fakturowaniem, 

• zarządzanie kadrami i płacami - integrowanie procesów związanych z rekrutacją, rozwojem pracowników, ewidencją czasu pracy oraz naliczeniem i wypłatą wynagrodzeń, 

• zarządzanie produkcją - planowanie i kontrola procesów produkcyjnych, procesów związanych z kontrolą jakości oraz zarządzaniem zasobami, 

• zarządzanie łańcuchem dostaw - optymalizowanie wszystkich etapów łańcuch dostw, od zaopatrzenia, poprzez magazynowanie, po dystrybucję, 

• zarządzanie sprzedażą i obsługą klienta - zarządzanie relacjami z klientami, procesami sprzedażowymi, marketingiem i obsługą posprzedażową, 

• zarządzanie projektami - planowanie, realizacja, monitorowanie i kontrola projektów, 

• analizy i raportowanie - narzędzia raportujące, wspierające podejmowanie decyzji biznesowych poprzez dostęp do dokładnych i aktualnych danych. 

Korzyści z wdrożenia systemu ERP

• Zastosowanie ERP w firmie przynosi jej szereg benefitów, takich jak: zarządzanie wieloma działami w organizacji, poprawa efektywności i wydajności, generowanie oszczędności i zwiększenie zysków.

• System ERP umożliwia firmom łączenie ze sobą i usprawnianie każdego aspektu ich działalności biznesowej.

• Oprogramowanie ERP upraszcza i automatyzuje działania biznesowe, pozwalając na lepszą wydajność i zarządzanie procesami.

Funkcjonalność systemu ERP

Wybierając system ERP, należy zwrócić uwagę na te funkcjonalności, które pozwolą na zaspokojenie obecnych i przewidywanych potrzeb firmy.

Podstawowym krokiem w procesie wyboru jest weryfikacja funkcjonalności ERP w odniesieniu do potrzeb konkretnej branży i modelu biznesowego przedsiębiorstwa.

System ERP powinien umożliwiać centralne sterowanie cenami sprzedaży oraz wszelkimi promocjami i wyprzedażami. Dodatkowo, wbudowany moduł CRM pozwala na efektywniejsze zarządzanie zasobami i procesami biznesowymi, eliminując powielanie działań oraz wspierając rozwój przedsiębiorstwa.

Implementacja systemu ERP w chmurze

• Systemy ERP jako alternatywę do tradycyjnej instalacji oferują możliwość użytkowania oprogramowania w chmurze publicznej lub prywatnej.

• Instalacja ERP w chmurze nie wymaga początkowych nakładów kapitałowych na serwery i instalacje sieciowe.

• Otwartość systemu ERP na integrację.

Współczesne środowisko biznesowe wymaga często używania specjalistycznych narzędzi informatycznych, których system ERP nie dostarcza.

Nowoczesne rozwiązania IT mogą “rozmawiać ze sobą” w ich uniwersalnym języku i zostać w pełni zintegrowane, w tym także systemów CRM, co wspiera zarządzanie obsługą klienta oraz marketingiem.

Koszty systemu ERP

• Wycena projektu wdrożenia systemu ERP opiera się na kilku stałych składowych, jednak w każdym przypadku poddawana jest dodatkowej, indywidualnej analizie po rozpoznaniu potrzeb danego przedsiębiorstwa.

• Całkowita cena systemu ERP składa się z trzech składników: zakupu licencji, kosztów procesu wdrożenia oraz rocznego kosztu utrzymania systemu.

Przykłady zastosowania systemów ERP w różnych branżach

Przykłady zastosowania systemów ERP w różnych branżach to:

• produkcja,

• handel detaliczny,

• sektor usługowy,

• sektor publiczny,

• rolnictwo.

Systemy ERP wspierają przedsiębiorstwa w efektywnym planowaniu, kontrolowaniu i optymalizowaniu procesów związanych z łańcuchem dostaw, co zwiększa konkurencyjność firm na rynku i upraszcza ich operacje.

Trendy w rozwoju systemów ERP

Współczesne trendy w rozwoju systemów ERP wskazują na rosnące znaczenie technologii chmurowych i mobilnych. Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na wdrożenie systemów ERP w modelu SaaS (Software as a Service), co pozwala na łatwiejszy dostęp do oprogramowania oraz redukcję kosztów związanych z infrastrukturą IT.

Dzięki chmurze, firmy mogą korzystać z systemu ERP z dowolnego miejsca i o każdej porze, co zwiększa elastyczność i mobilność pracowników. Ponadto, integracja systemów ERP z innymi systemami, takimi jak CRM, staje się coraz bardziej powszechna.

Taka integracja pozwala na uzyskanie pełnego obrazu procesów biznesowych w przedsiębiorstwie, co z kolei umożliwia lepsze zarządzanie relacjami z klientami i optymalizację kampanii marketingowych.

Personalizacja systemów ERP

Personalizacja systemów ERP to kluczowy element, który pozwala przedsiębiorstwom dostosować oprogramowanie do swoich specyficznych potrzeb. Dzięki personalizacji, system ERP może być skonfigurowany tak, aby wspierać unikalne procesy biznesowe, co prowadzi do zwiększenia efektywności i optymalizacji pracy.

Przykładowo, firmy mogą dostosować system ERP do zarządzania relacjami z klientami, co pozwala na lepsze zarządzanie relacjami i budowanie długotrwałych więzi z klientami. Ponadto, personalizacja umożliwia efektywne zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa oraz precyzyjne planowanie zapotrzebowania materiałowego, co jest kluczowe dla utrzymania płynności operacyjnej.

Bezpieczeństwo danych w systemach ERP

Bezpieczeństwo danych w systemach ERP jest jednym z najważniejszych aspektów, które należy uwzględnić podczas wdrożenia oprogramowania. Systemy ERP przechowują ogromne ilości danych, które są kluczowe dla funkcjonowania przedsiębiorstwa, dlatego ich ochrona przed nieuprawnionym dostępem jest absolutnie niezbędna.

Wdrożenie systemu ERP powinno obejmować zaawansowane mechanizmy bezpieczeństwa, takie jak szyfrowanie danych, które zabezpiecza informacje przed nieautoryzowanym odczytem. Kontrola dostępu pozwala na zarządzanie uprawnieniami użytkowników, zapewniając, że tylko upoważnione osoby mają dostęp do wrażliwych danych.

Regularne aktualizacje oprogramowania są również kluczowe, aby zabezpieczyć system przed najnowszymi zagrożeniami. Dzięki tym środkom, przedsiębiorstwa mogą mieć pewność, że ich dane są bezpieczne i chronione.

Co to jest system CRM?

System CRM to rodzaj oprogramowania, które pomaga przedsiębiorstwom zarządzać relacjami z klientami. Można go porównać do zaawansowanej książki adresowej połączonej z dziennikiem działań, która pomaga śledzić wszystkie interakcje z klientami i potencjalnymi klientami.

Dzięki CRM, przedsiębiorstwa mogą przechowywać wszystkie informacje o swoich klientach w jednym miejscu – od danych kontaktowych po historię zakupów i preferencje.

System pomaga również zarządzać zadaniami, takimi jak wysyłanie e-maili, dzwonienie do klientów czy planowanie spotkań. Na przykład, gdy pracownik działu sprzedaży rozmawia z klientem, może zobaczyć w CRM całą historię wcześniejszych kontaktów, co klient kupił i jakie miał pytania czy problemy.

Dzięki temu może lepiej dostosować swoją ofertę i obsługę do potrzeb klienta. CRM pomaga również w śledzeniu nowych potencjalnych klientów, prowadzeniu kampanii marketingowych i analizowaniu skuteczności działań sprzedażowych i marketingowych. 

Główne funkcje systemu CRM

• zarządzanie klientami - gromadzenie danych dotyczących klientów, ich kontaktów, preferencji oraz historii interakcji z firmą, 

• obsługa klienta - zarządzanie zgłoszeniami i obsługą klienta, monitorowanie historii interakcji oraz zapewnienie wysokiej jakości wsparcia technicznego, 

• automatyzacja procesów sprzedażowych - poprzez śledzenie etapów sprzedaży, zarządzanie leadami i potencjalnymi klientami, 

• kampanie marketingowe - planowanie, tworzenie i śledzenie skuteczności kampanii marketingowych, w tym e-mail marketingu, kampanii reklamowych i promocji, 

• segmentacje klientów - na podstawie różnych kryteriów, co umożliwia lepsze dostosowanie oferty i działań marketingowych do indywidualnych potrzeb klientów, 

• śledzenie interakcji - rozmów telefonicznych, e-maili, spotkań czy interakcji na mediach społecznościowych, co pozwala na lepsze zrozumienie potrzeb klientów i budowanie trwałych relacji, 

• analizy i raportowanie - generowanie raportów i analiz na temat efektywności działań marketingowych i sprzedażowych, trendów rynkowych oraz satysfakcji klienta. 

Integracja systemu CRM i ERP

Integracja systemów CRM i ERP może zapewnić firmom jednolity widok danych oraz poprawić zdolność do świadczenia wyjątkowej obsługi klienta. Do kluczowych korzyści integracji CRM i ERP należą:

• Lepsze zarządzanie danymi klientów: synchronizacja informacji o klientach pomiędzy działami zapewnia dostęp do dokładnych i aktualnych danych dla wszystkich zespołów, co poprawia jakość interakcji z klientami.

• Usprawnione zarządzanie sprzedażą i zamówieniami: dostęp w czasie rzeczywistym do informacji o stanach magazynowych i limitach kredytowych klientów pozwala na bardziej efektywne procesy sprzedażowe i realizację zamówień.

• Lepsza widoczność finansowa: integracja transakcji klientów z danymi finansowymi daje pełny obraz kondycji finansowej firmy, wspierając lepsze planowanie i zarządzanie finansami.

• Usprawnione zarządzanie łańcuchem dostaw: integracja danych o zapasach i logistyce usprawnia operacje w łańcuchu dostaw, zapewniając terminowe dostawy i redukując ryzyko braków magazynowych.

• Zwiększona satysfakcja klientów: zintegrowane systemy umożliwiają spersonalizowane i szybkie interakcje z klientami, co poprawia jakość obsługi i zadowolenie klientów.

ERP vs. CRM: kluczowe różnice

Główna różnica między ERP a CRM polega na tym, że ERP jest głównie wykorzystywany do zarządzania danymi finansowymi i operacjami, podczas gdy CRM koncentruje się na sprzedaży i obsłudze klienta.

• Systemy ERP wspierają funkcje back-office, takie jak finanse, operacje w łańcuchu dostaw i zasoby ludzkie, natomiast systemy CRM wspierają funkcje front-office, takie jak marketing, sprzedaż i obsługa klienta.

• Systemy ERP zarządzają danymi klientów oraz wewnętrznymi danymi biznesowymi, podczas gdy systemy CRM skupiają się na danych związanych z klientami.

• Systemy ERP są używane przez szerszy zakres użytkowników w różnych działach, natomiast systemy CRM są głównie wykorzystywane przez zespoły sprzedaży, marketingu i obsługi klienta.

Porównanie

Wybranie najlepszego systemu dla swojego biznesu

• Potrzeby i cele biznesowe: zidentyfikuj konkretne potrzeby i cele swojej firmy, a następnie określ, który system najlepiej je spełnia. Na przykład system CRM może być bardziej korzystny, jeśli głównym celem jest poprawa relacji z klientami.

• Branża i wielkość firmy: weź pod uwagę branżę i wielkość swojego przedsiębiorstwa i wybierz system dostosowany do unikalnych potrzeb Twojej firmy. Niektóre systemy ERP i CRM są zaprojektowane specjalnie dla określonych branż lub wielkości firm.

• Skalowalność: wybierz system, który można skalować wraz z rozwojem firmy. Dzięki temu system będzie nadal spełniał Twoje potrzeby, gdy Twoje przedsiębiorstwo będzie się rozwijać.

• Integracja: rozważ wymagania dotyczące integracji w Twojej firmie i wybierz system, który można zintegrować z innymi systemami i aplikacjami, z których obecnie korzystasz lub planujesz korzystać w przyszłości.

• Koszt: określ budżet na system i wybierz rozwiązanie, które oferuje najlepszą wartość w stosunku do ceny. Weź pod uwagę zarówno koszty początkowe, jak i długoterminowe związane z utrzymaniem, aktualizacjami i szkoleniami.

Uwzględniając te czynniki oraz rozumiejąc korzyści i różnice między systemami ERP i CRM, firmy mogą podejmować świadome decyzje i wybrać odpowiedni system, który spełni ich potrzeby i wspomoże rozwój.