Jak prosty system CRM wspiera codzienną obsługę klienta?
AutorBeata Miętka
Quality Assurance
8 min czytania
2026-02-03
Udostępnij
W tym artykule postaramy się wyjaśnić, jak system crm działa, dlaczego przydaje się do zarządzania relacjami z klientami firmy oraz jak ułatwia zdobywanie potencjalnych klientów.
Poznajmy Pana Jana
Poznajmy Pana Jana, właściciela hurtowni z częściami do maszyn rolniczych. Zbliża się wiosna, sezon rusza pełną parą, a magazyn świeci pustkami.
Czas zatem na podejmowanie strategicznych decyzji działań!
Pan Jan nie ma działu handlowego, a że zależy mu na dobrych relacjach z obecnymi klientami - sam zajmuje się aktualizacją stanów magazynowych. To bardzo częste zjawisko w przypadku średnich przedsiębiorstw.
Pan Jan próbuje złożyć pilne zamówienie, dzwoni więc do producenta.
Odbiera pani Marta.
A raczej nie odbiera, bo właśnie rozmawia z innym klientem.
Pan Jan musi odrywać się od swoich zadań, żeby kilka razy zadzwonić w sprawie zamówienia.
Udaje się połączyć za trzecim razem.
Zamówienie zostaje złożone, ale przy okazji rozmowa schodzi na boczne tory tj. pogoda, zima, sąsiedzi.
Czas ucieka.
Pani Marta rejestruje zamówienie w wewnętrznym systemie. Ale zanim się nim zajmie, musi dokończyć poprzednie zadania. Kiedy w końcu wraca do tematu, dzwoni do Pana Jana z informacją o statusie zamówienia.
Czas nadal ucieka, a zniecierpliwienie klienta rośnie.
Niestety, takie sytuacje, jak ta przytoczona powyżej wciąż są codziennością w wielu firmach. Systemy CRM są szczególnie przydatne, kiedy mamy na co dzień musimy zarządzać relacjami z wieloma klientami, a przy tym wiele naszych działań się powtarza.
Warto wtedy pomyśleć o wprowadzeniu automatyzacji zadań.
Nie chodzi o zaawansowane funkcje tylko o prosty system crm, który:
ułatwi zdobywanie potencjalnych klientów,
pozwoli na automatyzację sprzedaży,
przyspieszy istniejące procesy sprzedażowe
wesprze segmentację klientów.
Co mogłoby się potoczyć inaczej?
Wersja wydarzeń z oprogramowaniem CRM wygląda zupełnie inaczej
Pan Jan loguje się na swoje konto o dowolnej porze, z dowolnej lokalizacji - także przez aplikację mobilną na urządzeniach mobilnych.
Składa zamówienie wykonując zaledwie kilka kliknięć, wybierając dokładnie to, czego potrzebuje.
Automatycznie otrzymuje potwierdzenie i aktualizacje statusu, a wiadomości e-mail są automatycznie powiązane z jego kontem.
Pani Marta widzi wszystko w systemie, nie musi zatem dzwonić, dopytywać, szukać karteczek z zapisanymi informacjami.
Jeśli zajdzie taka potrzeba, CRM sam wyśle wiadomości lub powiadomienie pocztą elektroniczną – do każdej ze stron.
Taki prosty CRM system niesie ze sobą wiele korzyści, zarówno dla firmy, jak i jej klientów.
Z perspektywy klienta, takiego jak pan Jan, najważniejszą zaletą jest możliwość składania zamówień online, bez konieczności dzwonienia czy oczekiwania na połączenie. Klient się nie denerwuje, nie traci czasu na pisanie maili, telefony. Składa zamówienie i nie musi więcej o tym myśleć - zadanie wykonane.
Co oznacza skrót CRM?
To Customer Relationship Management, czyli system do zarządzania relacjami z klientami. Pozwala gromadzić dane kontaktowe, historię zamówień, statusy realizacji i automatyzować komunikację.
Darmowe narzędzia CRM
Czym się kierować w wyborze systemu crm? Zacznijmy od tego, że na rynku istnieje kilka darmowych oprogramowań crm. Pisaliśmy o nich w tym artykule: Darmowe systemy CRM.
W takich stystemach crm nie ma zaawansowanej automatyzacji, nie da się ich również dopasować do konkretnych potrzeb, ale jeśli Twoja firma należy do tych mniejszych, to może być rozwiązanie dla Ciebie.
oszczędza czas zarówno klienta, jak i pracowników firmy.
Jak wdrożyć system CRM dopasowany do Twojej firmy?
Jeśli Twoja firma ma bardziej specyficzne potrzeby w obszarach sprzedaży i zależy Ci na lepszym zrozumieniu klientów, to nasz Prosty System CRM będzie dla Ciebie.
Stworzyliśmy system crm, który jest łatwy w obsłudze - stąd nazwa. ;)
Natomiast jego prostota na tym się kończy, ponieważ zależało nam na tym, aby pomóc średnim firmom, jak również tym większym przedsiębiorstwom, które korzystają lub korzystały w przeszłości z różnych programów crm - nie spełniły one konkretnych potrzeb, które mają kluczowe znaczenie dla działań sprzedażowych.
Usprawnienie procesów sprzedażowych i prognozowanie sprzedaży,
zarządzanie leadami,
możliwość integracji z innymi systemami,
mierzenie wyników kampanii reklamowych,
ochrona danych klientów.
Ta lista wymagań mogłaby być jeszcze dłuższa. Nawet najlepszy crm na rynku, który nie będzie zintegrowany z firmą (gotowe rozwiązania) - nie będzie w stanie maksymalnie wesprzeć działań firmy.
Na podstawie rozmowy, jesteśmy w stanie wprowadzić zmiany w naszym systemie crm, co pozwoli na spełnienie wymogów nawet najbardziej wymagających.
System działa przez całą dobę, siedem dni w tygodniu, co oznacza, że zakupy można zrobić o dowolnej porze, nawet po godzinach pracy firmy.
Dzięki przejrzystemu interfejsowi klient ma stały dostęp do informacji o swoim zamówieniu, widzi jego aktualny status i może śledzić postęp realizacji bez potrzeby kontaktowania się z obsługą.
Oszczędność czasu oraz pieniędzy
Dla firmy z kolei, takiej jak producent części do maszyn rolniczych, CRM to przede wszystkim oszczędność czasu i zasobów. Pracownicy firmy nie muszą poświęcać godzin na rozmowy telefoniczne ani ręczne wprowadzanie danych bowiem większość procesów odbywa się automatycznie, a klienci samodzielnie składają zamówienia przez system.
Platforma CRM integruje zarządzanie kontaktami, automatyzację procesów, analizy i raportowanie, co pozwala na efektywne zarządzanie przez automatyzację marketingu i sprzedaży i poprawę jakości obsługi klienta.
Zwiększanie sprzedaży i efektywne zarządzanie
Dobrze skonfigurowany system CRM pozwala na obsługę wielu klientów jednocześnie, bez ograniczeń czasowych czy personalnych, co znacząco zwiększa skalę działania firmy. Dzięki centralnej bazie danych ryzyko błędów np. przy przepisywaniu zamówień z kartek zostaje zminimalizowane.
Zarządzanie ofertą firmy staje się prostsze. System klasy CRM pozwala nie tylko na obsługę procesów sprzedażowych, ale także na zarządzanie umowami i obsługę serwisową.
Administratorzy mogą łatwo dodawać produkty, modyfikować dane klientów czy kontrolować przebieg zamówień w czasie, co daje pełną kontrolę nad procesem sprzedaży i obsługi klienta.
Nasz Simple CRM System to narzędzie zaprojektowane tak, by można było wdrożyć je niemal od ręki, bez wielomiesięcznych analiz, skomplikowanego programowania czy kosztownych wdrożeń. Wystarczy zaimportować bazę produktów, dodać klientów i od razu można rozpocząć pracę.
Całość została pomyślana tak, by nawet osoby bez zaawansowanej wiedzy technicznej mogły sprawnie się w nim odnaleźć. Rozwiązanie jest elastyczne, co pozwala na jego dopasowanie do konkretnych potrzeb firmy. System można zintegrować z obecnym oprogramowaniem magazynowym, systemem fakturującym, systemem ERP czy innymi wewnętrznymi narzędziami.
Dzięki temu firma oszczędza czas poprzez ograniczenie powtarzających się zadań i zyskuje większą płynność działania. Klienci są obsługiwani szybciej, dokładniej i bez zbędnych opóźnień, co przekłada się na ich satysfakcję. W efekcie CRM staje się nie tylko wygodnym narzędziem operacyjnym, ale też dźwignią rozwoju całego biznesu.
Co ważne, cały system działa online, wystarczy więc jedynie przeglądarka internetowa. Nie trzeba instalować dodatkowego oprogramowania ani przeprowadzać czasochłonnych aktualizacji. To rozwiązanie wygodne zwłaszcza wtedy, gdy firma działa z różnych lokalizacji lub kiedy pracownicy potrzebują dostępu do systemu pracując z domu, z telefonu lub przez aplikację mobilną na urządzeniach mobilnych.
Dużą zaletą Simple CRM System jest także jego przejrzystość - nie przytłacza funkcjami, których i tak nikt nie używa, a zamiast tego prowadzi użytkownika krok po kroku. Dzięki temu osoby nowe w zespole szybko się wdrażają, a doświadczeni pracownicy mogą sprawniej realizować swoje obowiązki.
Łatwość obsługi programu CRM wpływa na szybsze wdrożenie nowych pracowników firmy. To ułatwia onboarding, zmniejsza ryzyko błędów i przyspiesza codzienną pracę.
Analiza lejka sprzedażowego i wsparcie działań marketingowych
Warto też podkreślić, że CRM jest miejscem, w którym zbiegają się wszystkie najważniejsze informacje: o klientach, zamówieniach i ofercie. Rozwiązania CRM umożliwiają zarządzanie kontaktami, segmentację klientów oraz analizę zachowań klientów. Zamiast pracować w kilku różnych narzędziach, firma może wszystko kontrolować z jednego systemu, co znacząco upraszcza codzienną organizację pracy.
System CRM zapewnia firmie ciągłość działań. Jeśli jedna osoba rozpocznie obsługę klienta, a inna musi ją przejąć, wszystko jest zapisane w systemie. Nie trzeba przekazywać karteczek, szukać maili czy pytać kolegów z biura o wcześniejsze ustalenia. Taki sposób działania zwiększa profesjonalizm i buduje zaufanie klientów.
Historia Pana Jana i Pani Marty pokazuje, że wiele codziennych wyzwań w obsłudze klienta wynika nie z braku chęci, ale z braku odpowiednich narzędzi. Prosty system CRM zmienia ten obraz. Automatyzuje powtarzalne zadania, takie jak wysyłka wiadomości e-mail czy powiadomień pocztą elektroniczną, porządkuje informacje i pozwala każdej ze stron działać sprawniej.
Pani Marta nie musi odbierać dziesiątków telefonów dziennie ani szukać informacji w różnych miejscach bowiem wszystko ma pod ręką. Pan Jan może samodzielnie i wygodnie złożyć zamówienie bez czekania na połączenie. W efekcie praca staje się bardziej uporządkowana, szybsza i mniej stresująca, zarówno dla pracowników, jak i klientów. A to właśnie takie drobne zmiany mają największy wpływ na rozwój firmy i jej pozytywny wizerunek.
Bezpieczeństwo i ochrona danych
W dzisiejszych czasach bezpieczeństwo danych klientów to podstawa zaufania i profesjonalizmu każdej firmy. Właśnie dlatego nasze system Simple CRM został zaprojektowany z myślą o najwyższych standardach w zakresie ochrony danych klientów.
Dzięki zastosowaniu zaawansowanego szyfrowania, kontroli dostępu oraz regularnym kopiom zapasowym, możesz mieć pewność, że wszystkie dane Twoich klientów są bezpieczne i chronione przed nieautoryzowanym dostępem.
System CRM spełnia również wszystkie wymogi RODO, co oznacza, że zarządzanie relacjami z klientami odbywa się w pełni zgodnie z obowiązującym prawem. To nie tylko zabezpieczenie przed ewentualnymi karami, ale przede wszystkim gwarancja, że Twoi klienci mogą czuć się bezpiecznie, powierzając Ci swoje dane. Dzięki temu możesz skupić się na efektywnym zarządzaniu relacjami i rozwoju firmy, mając pewność, że kwestie bezpieczeństwa są pod pełną kontrolą.
Integracja własnych procesów z innymi systemami
Współczesny biznes wymaga sprawnego przepływu informacji pomiędzy różnymi narzędziami i platformami. Nasz system CRM został stworzony z myślą o łatwej integracji z innymi rozwiązaniami, takimi jak systemy ERP, platformy e-commerce czy narzędzia do obsługi mediów społecznościowych.
Dzięki temu wszystkie kluczowe dane – od zamówień, przez kontakty, po historię komunikacji – są dostępne w jednym miejscu, co znacząco ułatwia zarządzanie relacjami z klientami.
Automatyzacja marketingu i e-commerce
Integracja CRM z systemami e-commerce pozwala na automatyzację procesów sprzedażowych, lepsze prognozowanie sprzedaży oraz skuteczniejsze prowadzenie kampanii marketingowych. Z kolei integracja z mediami społecznościowymi umożliwia monitorowanie zachowań klientów i szybką reakcję na ich potrzeby. Ciekawym rozwiązaniem jest dodanie aplikacji wykorzystujących sztuczną inteligencję, które mogą dodatkowo wspierać zespoły marketingowe w opracowaniu jak najlepszych kampanii.
Informacje przekazywane przez marketing będą bazą dla działu sprzedaży do podnoszenia standardu obsługi klientów oraz - w późniejszym czasie - we wprowadzeniu automatyzacji sprzedaży.
Takie kompleksowe rozwiązanie sprawia, że Twoja firma działa sprawniej, a obsługa klienta staje się jeszcze bardziej efektywna.
Szkolenia i wsparcie
Wdrożenie nowego systemu CRM to ważny krok w rozwoju firmy, dlatego oferujemy pełne wsparcie na każdym etapie tego procesu. Nasz zespół ekspertów prowadzi praktyczne szkolenia, które pozwalają pracownikom szybko opanować obsługę programu CRM i wykorzystać jego możliwości w codziennej pracy.
Dzięki temu nawet osoby, które nie miały wcześniej styczności z tego typu narzędziami, mogą sprawnie zarządzać relacjami z klientami i realizować działania sprzedażowe.
Dodatkowo, zapewniamy stałe wsparcie techniczne – jesteśmy dostępni, aby odpowiedzieć na pytania, rozwiązać ewentualne problemy i pomóc w pełnym wykorzystaniu potencjału systemu CRM. Dzięki temu masz pewność, że wdrożenie przebiegnie sprawnie, a Twoja firma szybko zacznie czerpać korzyści z nowoczesnych rozwiązań do zarządzania relacjami z klientami.
Beata Miętka
Quality Assurance
Beata to doświadczona ekspertka QA, posiadająca także wykształcenie z fizyki. Jej precyzja i świetne oko do szczegółów, w połączeniu z różnorodnymi zainteresowaniami sprawiają, że jest nieoceniona w dbaniu o wysoką jakość naszych usług.
Udostępnij
Porozmawiajmy o Twoim systemie CRM
Porozmawiajmy o Twoim systemie CRM
Dowiedz się, co możesz zrobić, aby wesprzeć działania Twojego biznesu.
.webp)
.webp)
